RSS

Belajar Microsoft Word 2007 bagian 7 : MAIL MERGE

15 Mar

MAIL MERGE adalah salah satu aplikasi yang ada didalam Microsoft Word yang digunakan untuk proses pembuatan surat dengan menggunakan suatu Data Source yang nantinya akan dipakai dan dimasukan kedalam dokumen utama. Adapun langkah langkah pembuatan MAIL MERGE adalah :

1. pilih menu MAILINGS.

2. lalu pilih START MAIL MERGE.

3. kemudian pilih STEP BY STEP MAIL MERGE WIZARD. Maka akan muncul layar MAIL MERGE.

4. pada STEP 1 anda disuruh memilih type dari dokumen yang ingin dibuat. Maka pilihlah yang LETTERS. Lalu klik tombol NEXT pada bagian paling bawah layar MAIL MERGE.

(PERHATIAN : untuk langkah langkah selanjutnya pencet NEXT juga)

5. pada STEP 2 anda ditanya bagaimana anda ingin mengatur surat anda ? pilihlah pilihan yang USE THE CURRENT DOCUMENT.

6. pada STEP 3 yaitu daftar penerima surat disitu terdapat 3 kondisi yaitu :

a. USE AN EXISTING LIST jika anda sudah punya daftar penerima suratnya. (klik BROWSE untuk mencari).

b. SELECT FROM OUTLOOK CONTACTS untuk mengambil daftar kontak dari Microsof Outlook.

c. TYPE A NEW LIST untuk membuat daftar penerima surat yang baru.

7. Dikarenakan kita belum membuat daftar penerima surat sama sekali maka pilih TYPE A NEW LIST.

– tekan tombol CREATE.

– pilih CUSTOMIZE COLUMN.

– hapuslah semua field field yang ada disitu dengan DELETE atau mengganti namanya dengan RENAME.

– tambahkanlah field field yang dibutuhkan dengan ADD.

Contoh yang saya pakai :

NAMA

KELAS

DAERAH

– masukanlah data data yang dibutuhkan. Jika ingin menambah pilih NEW ENTRY. Dan jika ingin menghapus pilih DELETE ENTRY. Jika sudah OK.

– simpan Data tersebut pada tempat yang anda inginkan kemudian OK.

8. pada STEP 4 kita disuruh menulis atau memilih surat yang kita buat. Maka jika anda belum membuatnya maka tulislah surat tersebut. Dan berikan tanda <> pada field tujuan seperti yang kita buat tadi pada daftar penerima surat.

Perhatikan contoh penulisan surat dibawah ini :

Kepada yth.

Nama : <>

Kelas : <>

Daerah : <>

Ditempat……………….dst.

9. pada STEP 5 kita dapat melihat hasil dari surat yang telah kita buat. Caranya yaitu :

– blog tulisan di surat yang ada tanda <> lalu pilih tool INSERT MERGE FIELD.

– tentukan field yang berhubungan dengannya.

Misalnya :

tulisan <> dengan field nama.

Tulisan <> dengan field kelas.

Tulisan <> dengan field daerah.

Lakukan hal tersebut satu persatu.

– maka hasilnya akan langsung muncul dengan tampilan data pertama dari daftar penerima surat.

– untuk melihat hasil data lainnya lihatlah pada layar MAIL MERGE dan tekan tombol <>.

10. di STEP 6 atau terakhir ini kita tinggal mencetaknya dengan menekan PRINT.
SEMOGA BERMANFAAT

 
Leave a comment

Posted by on March 15, 2011 in Belajar office word

 

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

 
%d bloggers like this: